假设您的协会正在计划其第一届年会，您在此过程中开始遇到一些障碍。

比如，参会者对在哪里以及如何注册感到困惑，这意味着工作人员必须花费数小时来帮助他们。参展商、赞助商和与会者的交易变得复杂，工作人员难以准确跟踪会议的财务数据。在活动期间，志愿者不知道他们的职责是什么。会议结束后，您的协会不确定它是否成功或明年如何改进。

那么，该组织可以采取哪些不同的措施来确保未来的活动更加顺利地进行呢？投资于更全面的协会管理系统 （AMS） 将简化日常任务、会员管理甚至活动策划。

在本篇文章中，我们将介绍协会管理软件的基础知识以及您的组织可以使用它来为会员提供最佳体验的一些具体方法。我们将回答以下问题：

• 什么是 AMS？
• 使用 AMS 有什么好处？
• 您的协会如何利用 AMS？
• 您的组织应该使用哪种 AMS 系统？
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此时，您可能已经准备好在您的组织中选择和实施 AMS。但是，要为您的协会的独特需求选择最好的软件，了解基础知识很重要。让我们从定义 “AMS” 开始并探索它的一些使用案例。

什么是 AMS？

AMS 代表协会管理软件或系统，是旨在帮助协会管理会员、会议和活动、继续教育、财务和数据分析等各个部分的软件。

您的组织可以通过多种方式将 AMS 整合到其日常运营中，以改善会员体验。例如，如果您选择具有虚拟会员门户的 AMS，您的会员可以随时创建自定义配置文件、访问或更新他们的信息、参与在线社区以及自行进行付款和续订。

这只是 AMS 如何为会员提供更积极的体验并节省员工管理任务时间的一个例子。请记住，具有完整功能列表的 AMS 可以使您协会的所有其他部分受益，从通信到财务记录。

使用 AMS 系统有什么好处？

虽然小型协会可能能够依靠较小的协会管理系统来管理他们的组织，但随着会员人数的增长，扩展您的运营至关重要。全面的 AMS 使您的协会能够与其会员名册一起成长，以继续为您的会员提供丰富的互动和机会。

像这样的 AMS 还可以产生：

• 优化人员配置。想想您的员工需要做的一切来保持您的组织平稳运行 - 其中有多少活动可以自动化？AMS 可以通过简化日常任务（如数据输入或发送续订提醒）为员工提供更多时间进行价值创造活动。
• 提高安全性。 在他们的会员体验中，您的协会会收集大量有关其成员的数据。仅从会员申请中，您就会收集会员的全名、电子邮件地址和付款信息等信息。当存储在安全、可信的技术（如协趣AMS，同公众号）中时，您的成员可以确信您正在保护他们的数据。
• 数据支持的决策。报告和分析功能可以准确（实时）跟踪数据，以便您的组织能够发现趋势并提高运营效率。您甚至可以使用这些数据来确定哪些策略可以帮助您实现目标，哪些策略没有太大影响。例如，如果您尝试不同的外展方法并看到新成员的增加，您可能会得出结论，该策略是有效的（并继续使用它！）

您的协会如何利用 AMS？

每个 AMS 系统都应该具备一些关键功能，以便协会可以有效地管理其组织的各个方面。如果您曾经浏览过某个软件的产品页面，您可能熟悉这些特性和功能的列表。

虽然了解潜在 AMS 提供哪些产品很重要，但仅仅阅读这些功能描述可能会使概念化该解决方案如何适应您的协会必须处理的日常任务变得具有挑战性。以下是 AMS 应具备的四个主要功能的快速细分，以及协会如何使用这些功能的示例：

1. 会员管理

作为协会的员工或领导者，您熟悉管理成员的全面方面。您必须定期沟通，让会员了解协会活动、促进社区和参与度、提供支持以及管理会费和续期。根据组织的规模，可能需要随时执行所有这些任务。

具有会员管理功能的 AMS 具有让会员对续订感到满意、参与和兴奋的工具。最好的部分是您无需雇用额外的员工或要求现有员工承担额外的责任。协趣，一款省时的会员自动化管理系统。

它提供以下成员资格管理工具：

• 与桌面和移动设备兼容的协会小程序
• 24/7 全天候访问会员资料、学习材料和其他资源
• 适合移动会员的移动应用程序选项
• 访问付款信息
• 简单的续订流程
• 用于商品或活动注册的自助式电子商务网站

您的协会如何利用这一点？

假设您的协会规模很小（但正在增长），并且您还没有全面的 AMS。当成员需要续订其会员资格时，您的团队必须手动向他们发送续订信息。随着时间的推移，您注意到其中一些续订被遗漏了 - 可能是因为您的组织忘记发送另一个提醒，或者成员在会员资格到期之前没有足够的时间支付会费。

使用 AMS，您可以自动续订提醒，确保所有会员都有足够的时间在截止日期前支付会费。这些提醒可以包括一个链接，将会员引导至您的自助续订表单，以便他们快速续订和付款。

2. 收入发展

借助这些功能，您的组织可以实施和管理额外的收入流，例如筹款和电子商务。

您的 AMS 可以自动执行这些流程，因此您的员工在接受捐赠或商品付款等任务中发挥的作用更加有限。您甚至可以在电子商务页面上列出会议和独家网络研讨会的门票，以便会员随时购买。确保该软件可以提供特别促销或折扣，并计算购买的任何税费或费用。

在筹款方面，您的 AMS 系统可以通过以下方式提升结果：

• 创建捐赠者档案以跟踪参与度
• 接受不同类型的捐款，包括经常性捐赠和实物捐赠
• 可以选择手动或自动处理发票

虽然这些功能可以为您的员工节省无数管理捐赠的时间，但它们还可以确保您的协会提供透明的捐赠者体验。随着时间的推移，您将与捐赠者建立信任关系，帮助您为未来的筹款活动获得更多支持。

您的协会如何利用这一点？

您的协会知道，保护其财务健康的最佳方法是实现会费支付以外的收入来源多样化。即使您的员工可能不具备专业的筹款专业知识，但您的 AMS 拥有发起数字筹款活动所需的一切。您可以设置捐赠页面，在社交媒体和电子邮件营销上宣传筹款活动，并分享指向您的捐赠页面的链接。

筹款活动启动后，您的支持者将对捐款的简便性印象深刻，并且他们会在捐款后很快收到捐款收据。您协会的筹款活动取得了成功，您无需购买额外的筹款软件或增加工作人员的工作量。

3. 活动策划

活动可以为您的协会及其成员提供许多好处。会议提供交流机会，并让成员了解您所在领域的最新突破。研讨会和培训课程进一步促进了成员的教育并发展了他们的专业技能。协会甚至可以设置更随意的社交活动，以促进成员之间的社区。

另一方面，活动可能很难计划。它们涉及许多活动部分，从建立无缝注册流程到获得赞助。为了简化策划过程，请寻找具有以下活动策划工具的 AMS：

• 会议设置
• 在线注册
• 数据收集和跟踪

您的协会如何利用这一点？

您的协会正在计划其年度会议，现在在协趣（即刻在线科技旗下） AMS 的帮助下。您简化了注册流程，获得了活动赞助商，并从参展商和与会者那里收取了所有必要的款项。活动结束后，您将拥有大量数据。

使用此数据，您可以确定相当大比例的与会者是首次参加的非会员参加者。使用他们在注册表中输入的电子邮件地址，您的组织会发送电子邮件，感谢他们的参与，并通过将他们引导至其他资源（如网络研讨会或即将举行的活动）来鼓励他们保持联系。因此，您的协会会说服这些与会者继续参与您的组织，并最终激励他们加入。

4. 报告和分析

除了活动之外，您的组织还可以通过收集和分析数据来改进其他领域。

能够随时分析您的协会数据（并确保数据更新和准确）可以改变游戏规则，使您能够实现雄心勃勃的目标。这些功能可跟踪组织实现其目标的进度并分析新策略的有效性。除了这些绩效指标外，您的组织还可以跟踪其财务数据，以确保您在预算范围内支出、实现筹款目标等。

您的组织应该使用哪种 AMS 系统？

现在您已经了解了协会管理软件的基础知识，是时候开始寻找理想的解决方案了。

协趣：一款协会会员自动化管理系统。我们功能丰富的 AMS 为您提供支持您的使命和更好地为会员服务所需的工具，包括：

• 会员管理：会员数据库管理，培养在线社区意识，使用我们的移动应用程序吸引会员，并简化会员全流程管理。
• 活动策划：简化会议设置和活动注册，以节省员工和成员的时间。跟踪活动。
• 教育和专业发展：让成员能够轻松访问在线培训。
• 筹款：通过捐助者档案和互动跟踪管理捐助者关系。轻松接受任何类型的捐赠 — 从经常性捐赠到实物捐赠 — 无需给员工增加工作量。
• 电子商务：通过为会员提供一种便捷的方式从您的协会在线购物，培养您的非会费收入流。使流程完全自动化和自助服务。
• 营销： 小程序宣传网站，资讯发布，会员风采，自动化群发等等。
• 会员数据和分析：创建自定义报告和控制面板，轻松实现数据可视化。